Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki 10 § ja 24 §15.8.2018
 
RekisterinpitäjäRajaseutu ry
Tunturikatu 6 A 19, 00100 Helsinki
Y-tunnus 0550 386-2
 
Rekisteristä vastaava/yhteyshenkilöAnu Korpinen
Rajaseutu ry
Tunturikatu 6 A 19, 00100 Helsinki
Puh. 010 271 6400
anu.korpinen@rajaseutu.fi
 
Rekisterin nimiOpintoapurahojen käsittely
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusRajaseutu ry:lle osoitettujen opintoapurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely ja apurahahallinnon tehtävät

Tietojen käsittely rekistereissä perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekistereissä käsitellään myös arkaluonteisia tietoja.
 
Rekisterin tietosisältöHakijan tiedot:
Maakunta
Kotikunta
Syntymävuosi
Sukunimi
Etunimi
Kotiosoite
Puhelin
Sähköposti
Pankkitili

Oppilaitos, jossa hakija opiskelee
Opiskelun alkamis- ja päättymisajankohta
Viimeisimmän todistuksen keskiarvo
Koulumatkojen pituudet ja matkakustannukset
Opintovälinekustannukset eriteltyinä
Asumismuoto opiskelun aikana ja muualla asumisesta aiheutuvat kustannukset, opiskelupaikan asunto-osoite

Hakijan perheen alaikäisten lasten määrä
Kotona asuvien täysi-ikäisten opiskelevien lasten määrä
Hakijan isän ja/tai äidin tai huoltajan nettotulot/kk
Hakijan nettotulot/kk
Hakijan opinto- tai muut velat
Hakijan av(i)opuolison nettotulot/kk
Hakijan lasten määrä
Hakijan perheen saamat etuudet eriteltyinä
Vanhempien/huoltajan asumiskustannukset/kk
Vanhempien/huoltajan varallisuus
Vanhempien/huoltajan velat
Hakijan perheen erityismenot
Muut asiat, jotka voivat vaikuttaa apurahan myöntämiseen

Apurahan maksatustiedot
pankkiyhteys
maksupäivä
määrä euroina
tositenumero
selite

Tiedot on saatu opintoapurahan saajalta itseltään apurahan maksatusta varten.

Opintoapuraha ei ole veronalaista tuloa eikä tietoja luovuteta verohallinnolle. Apurahan saajan nimi säilyy pankin maksuohjelmassa ja Rajaseutu ry:n kirjanpito-ohjelmassa lain ja asetusten vaatimusten mukaan.
 
Säännön mukaiset tietolähteetHakijan ja hakemukset tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella. Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle on apurahahakemuksen vastaanottamisen ja käsittelyn edellytys.
 
Säännön mukaisten tietojen luovutusTietoja ja asiakirjoja luovutetaan hakemuksia arvioivien käsittelijöiden, yhdistyksen henkilökunnan ja hallituksen käyttöön.

Rajaseutu ry:llä on yhteistyötä Säätiö Gustaf B. Thordénin Karjalan rahaston kanssa ja Säätiö valitsee opintoapurahojensa saajia Rajaseutu ry:n esivalitsemien Pohjois-Karjalasta tulleiden hakemusten joukosta. Muiden hakijoiden tietoja ei luovuteta.

Myönnettyjen apurahojen saajien nimiä ei julkaista.
 
Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelleTietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
 
Rekisterin suojauksen periaatteetA) Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

B) Sähköisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.

Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Tiedot poistetaan palvelimelta kolmen viikon sisällä hakuajan päättymisestä.
 
Tietojen säilytysApurahahakemukset ja myönnöt säilytetään 3 vuotta sähköisessä käyttöarkistossa, jonne pääsy on yhdistyksen henkilökunnalla. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

Manuaalinen hakemusaineisto tuhotaan kahden vuoden kuluttua hakuajan päättymisestä. Tuhoamisen tekee tietosuojapalveluihin erikoistunut yritys.
 
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminenJokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Rajaseutu ry:lle.
 
Oikeus vaatia tiedon korjaamistaJokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan Rajaseutu ry:lle.
 
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudetRekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu). Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Rajaseutu ry:n oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös.

Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Rajaseutu ry ei käsittele eikä luovuta henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.